Réussir l’aménagement d’un open space pour plus de confort

Un open space bien pensé, c’est bien plus qu’un alignement de bureaux sous une lumière blafarde. Derrière chaque plan d’aménagement, il y a une somme de choix précis qui, mis bout à bout, font la différence entre un espace où l’on subit ses journées et un lieu où l’on aime travailler. Poser la question de l’agencement, c’est donc remettre sur la table la qualité de vie au bureau, la dynamique d’équipe et même la performance collective. Alors, comment orchestrer ce grand chantier pour que confort rime enfin avec efficacité ? Regardons les étapes décisives qui font tout basculer.

Quelles sont les différentes étapes à suivre pour aménager un open space de manière efficace ?

Mettre en place un open space qui fonctionne n’a rien d’improvisé. Il s’agit de jongler avec une multitude de critères : besoins de l’entreprise, attentes des collaborateurs, contraintes d’espace… Voici les points clés à suivre pour transformer un plateau vide en espace vivant et équilibré :

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• Évaluer les besoins : Avant toute chose, cerner précisément les objectifs de l’entreprise et le quotidien des équipes s’impose. Souhaite-t-on favoriser l’échange, renforcer la concentration, accueillir des visiteurs ? Il s’agit d’anticiper les usages réels, en tenant compte des missions, des déplacements et même des pics d’activité. Prendre le temps de cette réflexion évite bien des regrets une fois les bureaux montés.
• Organiser la circulation : Un open space où l’on se gêne en permanence devient vite un cauchemar. Prévoir des zones de passage dégagées, des espaces clairement séparés grâce à des étagères, des plantes ou des cloisons basses permet d’éviter la cohue et d’offrir à chacun un coin identifiable. L’objectif : que chacun puisse se déplacer sans avoir l’impression de déranger ou d’être dérangé.
• Travailler l’acoustique : Dès que plusieurs voix se mêlent, la concentration s’évapore. Installer des panneaux absorbants, opter pour des tapis ou des séparateurs acoustiques limite la pollution sonore et rend l’ambiance bien plus sereine. Certaines entreprises vont plus loin, en installant des cabines individuelles pour les appels ou les tâches qui requièrent un maximum de calme.
• Soigner l’éclairage : Un éclairage bien pensé, c’est la garantie d’éviter la fatigue visuelle, mais aussi d’agir sur le moral. Multiplier les apports de lumière naturelle, compléter avec des lampes adaptées selon les zones, c’est offrir un cadre propice à la fois à la concentration et à l’échange. Là encore, chaque espace peut avoir ses propres besoins en fonction des tâches réalisées.
• Choisir un mobilier adapté : Un mobilier mal choisi, c’est le mal de dos assuré et une démotivation rampante. Privilégier les sièges ergonomiques, les bureaux ajustables, mais aussi des meubles en accord avec l’esprit de l’entreprise, c’est miser sur le confort sans sacrifier l’identité collective.
• Apporter une touche déco : La décoration ne se résume pas à quelques affiches au mur. Elle façonne l’ambiance, influence la motivation et peut même fédérer l’équipe. Miser sur une déco cohérente avec la culture de l’entreprise, jouer sur les couleurs, les matières et les objets, c’est donner envie de s’approprier les lieux.

Quid des avantages et les inconvénients d’un open space ?

L’open space, c’est la promesse d’un dialogue plus fluide entre collègues, d’une circulation des idées accélérée, et souvent, d’une meilleure utilisation de chaque mètre carré. Cette configuration permet aussi d’alléger la facture en mobilier et équipements, en mutualisant plus facilement les ressources.

Mais tout n’est pas rose pour autant. Lorsque le brouhaha prend le dessus, la concentration en pâtit et les tâches complexes deviennent un marathon. La proximité favorise les échanges, certes, mais aussi la circulation des microbes. Certains collaborateurs peuvent se sentir exposés, moins à l’aise pour travailler sur des dossiers sensibles. L’open space, c’est donc un équilibre à trouver entre ouverture et protection de l’intimité professionnelle.

Comment gérer le bruit et la confidentialité dans un open space ?

Le bruit et la confidentialité restent deux écueils majeurs en open space. Pour limiter les nuisances sonores, il peut être pertinent de compartimenter l’espace avec des cloisons acoustiques ou des matériaux absorbants. Réguler le niveau sonore lors de l’aménagement du bureau permet d’éviter la cacophonie, en créant des zones plus calmes pour les tâches qui demandent de la concentration.

Sur le plan de la confidentialité, il existe plusieurs solutions. Installer des espaces fermés ou des cabines individuelles permet de s’isoler pour traiter des sujets sensibles ou simplement passer un appel en toute tranquillité.

Autre astuce concrète : équiper chaque collaborateur d’un casque antibruit. Cela favorise la concentration, tout en préservant la possibilité de s’immerger dans ses missions sans être dérangé par les allées et venues ou les discussions voisines.

En jouant sur ces leviers, il devient possible d’allier l’esprit collaboratif propre à l’open space et le respect de la confidentialité, tant pour les équipes que pour les clients dont les informations doivent rester confidentielles.

Quels sont les éléments de décoration indispensables pour un open space convivial et productif ?

L’atmosphère d’un open space ne tient pas qu’aux meubles ou à la disposition des bureaux. Elle se construit aussi grâce aux choix décoratifs, qui influencent directement le moral et la productivité de l’équipe.

Certains éléments font toute la différence dans la création d’un environnement à la fois chaleureux et propice au travail :

• Des plantes en nombre suffisant : elles apportent fraîcheur, couleur et ont la capacité de limiter le stress tout en améliorant la qualité de l’air.
• Des sièges ergonomiques : investir dans de bons fauteuils, c’est miser sur la santé et le bien-être des collaborateurs sur la durée.
• Des couleurs et des éclairages étudiés : jouer sur des tons doux ou pastel, installer des luminaires suspendus ou des lampes individuelles, permet de délimiter sans cloisonner, et de créer différentes ambiances selon les zones.
• Des accessoires pratiques et design : tableaux blancs pour partager les idées, rangements malins, objets décoratifs qui incarnent l’esprit de l’entreprise… chaque détail compte pour renforcer le sentiment d’appartenance et stimuler la créativité.

Un open space réussi, ce n’est jamais le fruit du hasard. C’est le résultat d’une attention portée à chaque détail, de la circulation à l’acoustique, du choix du mobilier à la plus petite touche déco. Parce que le bureau idéal, c’est celui qui donne envie de s’y investir chaque jour, à la fois lieu d’échanges, de concentration et de motivation renouvelée.