Comment choisir une salle de séminaire pour une réception privée

L’organisation d’un événement passe inévitablement par plusieurs étapes. La location de salle de réunion fait partie des points les plus importants pour un événement abouti. En effet, choisir un emplacement unique et un cadre idéal pouvant accueillir l’ensemble de vos invités est le « must ». Mais comment faire son choix ? 

Le type de salles de réception à choisir

Si vous ne disposez pas d’une salle de réunion pouvant accueillir le format de l’évènement voulu, alors vous devez passer par la location de salle. Pour faire votre choix, il faudra vous baser sur certains critères :

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• Le budget : Il y a une différence de taille
  entre privatiser un amphithéâtre et louer une salle de fête. 
• Le type d’événement : Des séminaires, un
  banquet, un cocktail d’entreprise…
• Le nombre d’invités : Cela indiquera la
  capacité d’accueil de la salle de conférence.
• Le type de prestation : une formule tout-compris,
  une salle de réception libre de traiteur. 

Salle seminaire lyon classique, lieu atypique, salle champêtre ou insolite… C’est elle qui donnera le ton à vos réceptions privées. 

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Choisir le lieu idéal en fonction du matériel à disposition

Pour choisir votre salle de séminaire, il faut penser au matériel que vous retrouverez sur place. Ainsi, pour votre événement, vous devez avoir accès à internet, avec une fibre haut-débit de préférence. Aussi, vous devez avoir à disposition un vidéoprojecteur afin de simplifier la diffusion de vos données et de vos diapositives. 

L’un des points les plus important au moment de louer une salle de séminaire sur Lyon, est la présence d’un tableau blanc ou d’un paper-board, sans compter le matériel audio et vidéo (sonorisation, micro…). 

Bien évidemment, la salle doit pouvoir laisser passer la lumière du jour, pour lui donner un maximum de visibilité. 

Les prestations proposées par la salle de séminaire

Que ce soit au Palais des Congrès, aux Champs-Elysées, à Ibis Styles, dans un château ou sur une péniche, il est possible de demander des services supplémentaires lors du choix de sa salle de séminaire. A la journée ou à la demi-journée, vous aurez sûrement besoin d’une salle cosy type lounge pour vous ressourcer ! Certains lieux proposent même des bouteilles d’eau ou des jus de fruit à disposition.

Les services spécifiques

En fonction de l’entreprise à laquelle vous faites appel, plusieurs autres services peuvent être à disposition. Un service très sollicité par les professionnels est la confidentialité des réunions. En effet, certaines réceptions privées et séminaires peuvent être confidentiels et demandent des mesures spéciales comme : une salle insonorisée à disposition, le service traiteur, une salle de pause privée. Dans ce cas, il est impératif de choisir un lieu adapté à un usage privé !

L’emplacement intelligent

Il est aussi à préciser que pour les réunions de travail courtes, il faut privilégier un emplacement à proximité de votre entreprise. Cela simplifiera les allées et venues. De plus, vous éviterez de perdre du temps et surtout, vous vous protègerez des frais de transport en sus. 

Ce que doit indiquer le contrat de location de votre salle de réunion

Lorsque vous allez établir un devis pour votre séminaire résidentiel, votre team-building, ou votre journée d’étude, vous devez être sûr que le contrat stipule les éléments suivants :

• Le prix de la location de l’espace de travail ;
• La possibilité de bénéficier de tarifs dégressifs ;
• Ce que comprend le tarif proposé : places assises,
  nettoyage, vaisselle, table ;
• Le temps de location et le coût des heures supplémentaires ;
• Les prestataires proposés ;
• Les diverses restrictions ;
• L’accès au coin de verdure pour une pause-café ;
• La présence d’un parking ;
• Les modalités de paiement.

Les critères à prendre en compte pour le choix de la salle de séminaire

Au-delà des éléments à vérifier dans le contrat de location, vous devez tenir compte de plusieurs critères pour choisir la salle de séminaire qui convient le mieux à votre événement. En voici quelques-uns :

• L’emplacement : La salle doit être facilement accessible pour vos participants et proche des transports en commun et des grands axes routiers.
• La capacité d’accueil : Vous devez tenir compte du nombre de personnes attendues. Si elle est trop petite, cela risque d’être inconfortable pour vos invités, tandis qu’une grande salle peut donner une impression d’espace vide.
• L’équipement : Vérifiez si la salle dispose du matériel nécessaire pour votre événement : vidéoprojecteur, sono, micros, etc.
• L’aménagement : Assurez-vous que l’agencement de la salle corresponde bien à vos besoins (disposition en U ou en théâtre selon l’objectif).

Ce sont autant d’éléments importants sur lesquels vous devez porter une attention particulière afin que votre séminaire se déroule sans heurts ni difficultés organisationnelles. Une fois tous ces points vérifiés et validés par contrat avec le loueur, vous pouvez désormais envisager sereinement votre journée professionnelle.

Comment déterminer le nombre d’invités et la durée de la réception pour la location de la salle de séminaire

Une fois que vous avez choisi la salle de séminaire idéale, pensez à bien planifier des moments réguliers où vos invités peuvent se rafraîchir ou prendre une pause café pendant leur journée professionnelle.

L’heure du jour : S’il s’agit d’un déjeuner ou d’un dîner professionnel, assurez-vous que l’horaire convient à tous les participants et qu’ils pourront bien profiter du repas proposé.

Cela peut sembler simple mais le nombre d’invités doit aussi être pris en compte. Vous devez tenir compte de plusieurs facteurs tels que :

• La capacité maximale autorisée dans la salle louée ;

• Le budget alloué pour chaque participant ;

• Vos objectifs professionnels par rapport aux personnes présentes (formation, présentation, etc.).

Si vous souhaitez organiser une formation intensive sur plusieurs jours avec 50 participants maximum, il faudra sélectionner une salle plus grande qui permettra aux formateurs comme aux apprenants de travailler dans un environnement adéquat. Si votre événement est une soirée de gala, alors vous devrez plutôt choisir un lieu plus petit et plus intime.

Pensez à bien activer les activités pour pouvoir réserver la salle qui répondra à vos besoins professionnels. En planifiant tous ces éléments avec soin avant l’événement, vous pouvez être sûr que tout se déroulera sans heurts et que les participants apprécieront leur expérience de formation ou leur soirée professionnelle.

Les erreurs à éviter lors du choix de votre salle de séminaire pour une réception privée

Maintenant que nous avons vu comment bien choisir votre salle de séminaire pour une réception privée, il est temps de parler des erreurs à éviter.

La première erreur à ne pas commettre est de ne pas tenir compte du budget alloué. Il peut être tentant d’opter pour la salle la plus élégante et prestigieuse disponible, mais cela peut rapidement gonfler les coûts. Assurez-vous donc toujours que le lieu choisi rentre dans votre budget.

N’oubliez pas l’importance de l’emplacement. Choisissez un emplacement central et facilement accessible en transports en commun ou via un parking suffisamment grand. Vous éviterez ainsi que vos invités ne se perdent lorsqu’ils essaient de trouver le lieu ! N’oubliez pas aussi d’informer les participants sur l’accès au lieu avant leur arrivée.

Négliger la configuration spatiale, c’est-à-dire le plan général de l’espace intérieur. Cela signifie prendre en compte non seulement la capacité maximale autorisée dans la salle louée, mais aussi comment cette capacité affectera la circulation humaine et facilitera ou non les échanges entre les participants.

Toutefois, il y a aussi une erreur courante qui consiste à se concentrer uniquement sur l’apparence extérieure plutôt que sur ce qu’il vous faut pour que votre événement se déroule sans heurts. Par exemple, une salle avec des murs en briques apparents peut être très attrayante visuellement, mais elle peut aussi présenter des problèmes acoustiques qui rendent les présentations difficiles à entendre.

N’oubliez pas d’évaluer les besoins techniques. C’est-à-dire tenir compte de l’accès à internet haut débit pour le streaming vidéo ou la vidéoconférence, et la disponibilité d’un équipement audiovisuel professionnel tel que projecteurs et écrans pour vos présentations.

Avec ces conseils pratiques sur les erreurs courantes à éviter lors de la recherche d’une salle de séminaire pour votre réception privée professionnelle, vous êtes maintenant prêt(e) à trouver l’espace idéal pour votre prochain événement !

Comment optimiser votre budget pour la location de votre salle de réunion et de réception

Maintenant que nous avons vu comment bien choisir votre salle de séminaire pour une réception privée et les erreurs à éviter, pensez à bien choisir votre salle de réunion et de réception.

La première étape consiste à comprendre les coûts. Les salles sont généralement louées soit à l’heure, soit par demi-journée ou journée complète. Elles peuvent facturer des frais supplémentaires tels que le nettoyage après l’événement ou la mise en place du mobilier. Pensez à bien prendre en compte les coûts associés avant même de commencer vos recherches afin de déterminer ce qui rentre dans votre budget.

Vous devez être prêt(e) à négocier avec le lieu sélectionné. Même si un tarif semble fixé au départ, il ne faut pas hésiter à poser des questions sur les remises possibles. Vous pouvez toujours demander s’il y a une possibilité d’obtenir un meilleur prix si vous payez immédiatement ou si vous choisissez une date moins populaire.

Lorsque vous cherchez une salle pour recevoir vos invités professionnels, évaluez aussi la possibilité d’apporter certains éléments, ce qui peut permettre quelques économies. Si vous pouvez apporter certains équipements audiovisuels dont vous disposez déjà ou acheter certains matériels plutôt qu’en louer directement auprès du prestataire sélectionné (chauffage / climatisation portable par exemple), cela peut avoir un impact significatif sur votre budget.

Pensez à bien se rappeler qu’il existe aussi des alternatives à la location d’une salle professionnelle. Par exemple, si vous êtes en mesure de le faire dans une entreprise ou dans un centre communautaire, cela peut être moins cher que de louer une salle. N’hésitez pas non plus à regarder les espaces disponibles auprès d’annuaires en ligne tels que Airbnb et Peerspace pour trouver quelque chose qui conviendrait parfaitement à vos besoins.

En suivant ces conseils sur l’optimisation du budget, vous pouvez économiser des centaines voire même des milliers d’euros sur la location de salles professionnelles pour vos événements futurs !