Comment choisir une salle de séminaire pour une réception privée

L’organisation d’un événement passe inévitablement par plusieurs étapes. La location de salle de réunion fait partie des points les plus importants pour un événement abouti. En effet, choisir un emplacement unique et un cadre idéal pouvant accueillir l’ensemble de vos invités est le « must ». Mais comment faire son choix ? 

Le type de salles de réception à choisir

Si vous ne disposez pas d’une salle de réunion pouvant accueillir le format de l’évènement voulu, alors vous devez passer par la location de salle. Pour faire votre choix, il faudra vous baser sur certains critères :

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  • Le budget : Il y a une différence de taille entre privatiser un amphithéâtre et louer une salle de fête. 
  • Le type d’événement : Des séminaires, un banquet, un cocktail d’entreprise…
  • Le nombre d’invités : Cela indiquera la capacité d’accueil de la salle de conférence.
  • Le type de prestation : une formule tout-compris, une salle de réception libre de traiteur. 

Salle seminaire lyon classique, lieu atypique, salle champêtre ou insolite… C’est elle qui donnera le ton à vos réceptions privées. 

Choisir le lieu idéal en fonction du matériel à disposition

Pour choisir votre salle de séminaire, il faut penser au matériel que vous retrouverez sur place. Ainsi, pour votre événement, vous devez avoir accès à internet, avec une fibre haut-débit de préférence. Aussi, vous devez avoir à disposition un vidéoprojecteur afin de simplifier la diffusion de vos données et de vos diapositives. 

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L’un des points les plus important au moment de louer une salle de séminaire sur Lyon, est la présence d’un tableau blanc ou d’un paper-board, sans compter le matériel audio et vidéo (sonorisation, micro…). 

Bien évidemment, la salle doit pouvoir laisser passer la lumière du jour, pour lui donner un maximum de visibilité. 

Les prestations proposées par la salle de séminaire

Que ce soit au Palais des Congrès, aux Champs-Elysées, à Ibis Styles, dans un château ou sur une péniche, il est possible de demander des services supplémentaires lors du choix de sa salle de séminaire. A la journée ou à la demi-journée, vous aurez sûrement besoin d’une salle cosy type lounge pour vous ressourcer ! Certains lieux proposent même des bouteilles d’eau ou des jus de fruit à disposition.

Les services spécifiques

En fonction de l’entreprise à laquelle vous faites appel, plusieurs autres services peuvent être à disposition. Un service très sollicité par les professionnels est la confidentialité des réunions. En effet, certaines réceptions privées et séminaires peuvent être confidentiels et demandent des mesures spéciales comme : une salle insonorisée à disposition, le service traiteur, une salle de pause privée. Dans ce cas, il est impératif de choisir un lieu adapté à un usage privé !

L’emplacement intelligent

Il est aussi à préciser que pour les réunions de travail courtes, il faut privilégier un emplacement à proximité de votre entreprise. Cela simplifiera les allées et venues. De plus, vous éviterez de perdre du temps et surtout, vous vous protègerez des frais de transport en sus. 

Ce que doit indiquer le contrat de location de votre salle de réunion

Lorsque vous allez établir un devis pour votre séminaire résidentiel, votre team-building, ou votre journée d’étude, vous devez être sûr que le contrat stipule les éléments suivants :

  • Le prix de la location de l’espace de travail ;
  • La possibilité de bénéficier de tarifs dégressifs ;
  • Ce que comprend le tarif proposé : places assises, nettoyage, vaisselle, table ;
  • Le temps de location et le coût des heures supplémentaires ;
  • Les prestataires proposés ;
  • Les diverses restrictions ;
  • L’accès au coin de verdure pour une pause-café ;
  • La présence d’un parking ;
  • Les modalités de paiement.

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