Avant tout, il faut savoir que le compte rendu de réunion représente un document qui regroupera toutes les informations issues des échanges tenus en réunion. Factuel, il vous permettra de garder une trace écrite. Ainsi, vous pourrez mieux structurer vos idées pour bien les communiquer. Alors, comment devez-vous procéder pour réussir ce compte rendu de réunion ? Retrouvez les différentes étapes de sa confection dans cet article !
Plan de l'article
Compte rendu exemple : les différentes étapes de sa production
Établir un compte rendu de réunion ne soulève aucune difficulté. Il s’effectue en trois grandes étapes.
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La prise des notes
En premier lieu, il y a la prise des notes qui vous permettra de poser les bases du travail. Notez bien que cette étape se réalisera pendant la réunion. Par ailleurs, deux possibilités s’offrent à vous pour prendre vos notes. Premièrement, vous pouvez opter pour un dictaphone. Avec cette option, vous aurez à enregistrer les échanges avec les résultats acquis. Dans le même temps, vous pouvez aussi ajouter des précisions orales : le nom des intervenants, le sens des termes employés, etc. Deuxièmement, vous pouvez aussi opter pour une retranscription des échanges au fur et mesure de la réunion. Cette alternative requiert un ordinateur avec un logiciel de traitement de texte pour un gain de temps.
La rédaction
Se déroulant après la réunion, cette étape de rédaction correspond à la transcription des notes. Celle-ci doit obligatoirement répondre aux besoins des participants. Au cas où ceux-ci désireraient un rapport exhaustif, sachez que vous aurez à reprendre la totalité des propos, sauf les répondants. Dans le cas où ils vous demandent une version synthétique des échanges, après trie des informations, vous les organisez pour ne garder que les lignes importantes. Privilégiez le style direct. Pensez à éviter les vagues formules avec les abréviations difficiles à comprendre. Au début du rapport, veillez à insérer un sommaire pour un accès rapide aux informations désirées.
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La relecture
Un bon compte rendu ne devrait pas comporter ni des coquilles ni des fautes orthographiques. De ce fait, il vous incombe de procéder à deux différentes relectures. Les rédacteurs gèrent la première relecture plusieurs heures après la rédaction. Pour mieux détecter les incohérences avec les répétions, elle se réalise à tête reposée. En ce qui concerne la seconde relecture, les tiers pourront s’en occuper. Cette personne tierce pourrait être un individu extérieur ou un participant. Dans le premier cas, elle sera plus objective en termes des difficultés de non-compréhension. Dans le deuxième cas, il peut apporter à vos écrits des précisions.
Compte rendu exemple : pourquoi est-il si important ?
Impacter les activités des sociétés représente le principal but des organisations de réunions. En fait, un compte rendu de réunion sert à effectuer un bref résumé des échanges et à dégager des solutions concrètes aux problèmes rapportés.
Mis à part ceci, il vous permettra aussi de garder une trace écrite des décisions actées. Aussi, vous pouvez vous en servir pour formaliser les votes (s’il y en a). Il vous favorise également l’élaboration d’un suivi détaillé de l’avancée des projets, des améliorations à apporter et des actions à mener.
En vous servant du support, vous pouvez encore prévoir les futures réunions. De façon claire, il apporte des informations aux destinataires. N’oubliez surtout pas qu’il constitue un meilleur outil de communication interne.
Compte rendu exemple : les erreurs à éviter pour un compte rendu efficace
En rédigeant un compte rendu de réunion, vous ne devez pas utiliser de phrases alambiquées ou trop complexes. Le but étant de faire comprendre rapidement l’essentiel des décisions prises lors de la réunion.
L’utilisation excessive d’abréviations peut aussi nuire à l’efficacité du compte rendu. Vous devez utiliser des abréviations connues et reconnues par tous les participants.
Vous devez utiliser des titres et sous-titres pour marquer les différents points importants abordés durant ladite réunion.
Ne vous contentez surtout pas d’une vérification superficielle pour corriger les fautes éventuelles présentes sur votre document. Puisque cela pourrait porter préjudice à votre image professionnelle auprès de vos collaborateurs. C’est pourquoi nous recommandons plutôt une relecture attentive avant chaque diffusion afin d’éviter toute erreur.
Compte rendu exemple : comment présenter les informations clés de manière concise et claire
Pour rendre votre compte rendu de réunion efficace, vous devez présenter les informations clés de manière concise et claire. Pour cela, il faut suivre facilement le fil de votre argumentation.
Une astuce pour présenter les informations clés de manière concise consiste à utiliser des phrases courtes. Évitez les longues périodes qui peuvent perdre votre lecteur dans la complexité du discours.
N’hésitez pas à utiliser des graphiques ou tableaux, s’ils sont pertinents pour illustrer certains points abordés durant la réunion. Les images parlent souvent plus que les mots et peuvent aider vos collaborateurs à comprendre plus rapidement l’essence des décisions prises.
Gardez toujours à l’esprit que le but du compte rendu est d’informer le lecteur sur ce qui a été dit lors de la réunion sans lui donner envie de se coucher ! Il doit être concis mais complet afin que chacun puisse saisir l’importance des actions décidées durant cet événement professionnel crucial.
Pour réussir son compte-rendu, il faut garder en tête l’intention première : informer avec précision tout en restant accessible.